Qu’est-ce qu’un logiciel de GEC et à quoi sert-il concrètement ?
Dans un monde où chaque minute compte, la Gestion Électronique du Courrier (GEC) est devenue un pilier de la transformation digitale des entreprises. Elle permet de gagner jusqu’à 2 heures par jour et de diviser par deux les délais de réponse, selon les données du Livre Blanc LA-GEC 2024.
Définition simple
Un logiciel de GEC centralise, numérise et trace tous les courriers entrants et sortants d’une organisation — qu’ils soient papier, email ou formulaires en ligne. Il automatise les étapes de réception, d’enregistrement, d’affectation et d’archivage.
Fonctions clés d’un logiciel de GEC
- Numérisation intelligente : conversion automatique des courriers papier via OCR.
- Indexation et recherche : accès instantané à tout courrier en quelques clics.
- Suivi et traçabilité : chaque courrier est suivi depuis sa réception jusqu’à sa réponse.
- Automatisation : alertes, relances, routage intelligent et statistiques.
- Sécurité et conformité RGPD : chiffrement, authentification et journalisation des accès.
- Archivage électronique : conservation légale et recherche rapide dans l’historique.
Chiffres clés à retenir
- 80 % des documents d’entreprise contiennent des données sensibles (source : infoprotection.fr).
- La gestion manuelle d’un courrier coûte en moyenne 5 à 10 € en temps et traitement administratif.
- Une GEC permet de réduire jusqu’à 60 % les coûts liés au papier et au stockage.
Pourquoi adopter une GEC aujourd’hui ?
- Gagner en efficacité, en traçabilité et en réactivité.
- Réduire les risques de perte et les erreurs humaines.
- Améliorer l’image et la satisfaction des clients et partenaires.
En résumé
La GEC n’est pas un luxe : c’est un levier stratégique. Elle transforme un centre de coût administratif en un moteur de productivité mesurable, tout en renforçant la conformité et la sécurité documentaire.
"Le secret du changement, c’est de concentrer toute son énergie non pas à combattre l’ancien, mais à construire le nouveau."
— Socrate